Whistleblower-Programm bei Gibotech

Gibotech hat ein Whistleblower-Programm einge­ri­chtet, das es Ihnen als Lieferant, Kunde oder Geschäftspartner ermög­licht, tatsä­chliche oder poten­zielle Verstöße zu melden, die bei Gibotech statt­ge­funden haben, statt­finden oder voraus­si­chtlich statt­finden werden.

Ziel dieses Programms ist es, sicherzu­stellen, dass Sie die Vorfälle melden können, ohne Bedrohungen, Repressalien oder andere negative Konsequenzen befür­chten zu müssen. Wenn Sie das Whistleblower-Programm nutzen, sind Sie daher geschützt.

Jeder, der Vorfälle bei Gibotech melden möchte, kann das Whistleblower-Programm nutzen.

So melden Sie einen Vorfall

Sie melden den Vorfall über das Whistleblower-Programm von Gibotech.

Wenn Sie eine Meldung machen, haben Sie die Möglichkeit, einen sogenannten “Sicheren Briefkasten” zu erstellen. Sie können den Briefkasten verwenden, um zusätzliche Dokumentation zu senden, die sich auf Ihre Meldung bezieht. Der Briefkasten kann auch genutzt werden, wenn das Whistleblower-Team Kontakt mit Ihnen aufnehmen muss.

Alle Kommunikationen über den sicheren Briefkasten sind anonym.

Wenn Sie einen sicheren Briefkasten erstellen, ist es wichtig, dass Sie den gene­ri­erten Link spei­chern. Es ist nicht möglich, den Link später wiederherzustellen.

Sie können auch wählen, über das Whistleblower-Programm des Datenschutzbeauftragten zu melden, damit die Meldung zunächst an eine neutrale Partei gelangt.

Was kann gemeldet werden? 

Sie können folgende Punkte im Rahmen des Whistleblower-Programms melden:

• Straftaten wie Betrug, Unterschlagung, Missbrauch von Vermögenswerten, Buchhaltungsfälschung, Bestechung, Korruption, Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus,
• Dokumentenfälschung, Hacking, Datenbetrug, Abhören und Aufzeichnen von Gesprächen anderer,
• Verstöße gegen Wettbewerbs- und Ausschreibungsregeln,
• alle Formen der Erpressung,
• schwere oder wieder­holte Verstöße gegen das Arbeitsumfeldgesetz,
• schwere Verstöße gegen Umweltgesetze und Umweltverschmutzung,
• schwere oder wieder­holte Verstöße gegen wesent­liche interne Richtlinien und Verfahren bei Gibotech,
• schwere Arbeitsplatzkonflikte, wie grobes Mobbing, Belästigung, Diskriminierung, körper­liche Gewalt, Bedrohungen und sexuelle Belästigung,
• schwere Belästigung, z. B. aufgrund von Rasse, Geschlecht, Farbe, Sprache, Vermögensverhältnissen, natio­naler oder sozialer Herkunft, poli­ti­scher oder reli­giöser Zugehörigkeit.

Was kann nicht gemeldet werden? 

Das Whistleblower-Programm ist eine Ergänzung zum normalen Dialog zwischen Mitarbeiter und Führungskraft oder Gibotech und externen Partnern.

Daher können folgende Punkte nicht über das Whistleblower-Programm gemeldet werden:

• persön­liche Unzufriedenheiten, eins­chließlich Gehaltsfragen, Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit, Verstöße gegen Rauch- oder Alkoholrichtlinien, Krankheitsurlaub usw.,
• andere Angelegenheiten wie HR-Angelegenheiten, gering­fügige Verstöße gegen interne Richtlinien von Gibotech, Beschwerden über das Verhalten oder die Fähigkeiten anderer Mitarbeiter, eins­chließlich Informationen über weniger schwere Konflikte und Meinungsverschiedenheiten am Arbeitsplatz.

Das Whistleblower-Team kann Meldungen ablehnen, die nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, und ist nicht verp­fli­chtet, diese an eine andere Behörde weiterzuleiten.

Bearbeitung der Meldung 

Ihre Meldung wird vom HR-Koordinator von Gibotech erhalten, der den Inhalt entweder genauer unter­sucht oder ents­cheidet, ob er abge­lehnt oder zurück­ge­stellt werden soll.

Wenn die Meldung unter das Whistleblower-Programm fällt, muss sie vom Whistleblower-Team behandelt werden. Das Team führt eine Untersuchung der Meldung und des Falls im Allgemeinen durch.

Wenn die Meldung eine oder mehrere Personen des Whistleblower-Teams betrifft, werden diese Personen von der Untersuchung ausge­s­chlossen und durch andere ersetzt.

Als Melder erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung eine Bestätigung. Sie erhalten in der Regel innerhalb von drei Monaten Feedback, aber in beson­deren Fällen kann es erfor­derlich sein, die Frist auf sechs Monate zu verlängern.

Behandlung von perso­nen­bezo­genen Daten 

Die perso­nen­bezo­genen Daten, die im Rahmen des Whistleblower-Programms von Gibotech erfasst werden, werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, der für die Untersuchung der Meldung und die Ergreifung ange­mes­sener Maßnahmen erfor­derlich ist, es sei denn, es gibt einen anderen gesetzlichen Grund für eine längere Aufbewahrung der Daten.

Personenbezogene Daten werden nach Abschluss der ersten Untersuchung gelöscht, wenn sich heraus­stellt, dass die Meldung unbe­gründet ist.

Wenn eine formelle Untersuchung aufgrund einer Meldung einge­leitet wird, werden perso­nen­bezogene Daten innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht. Begründete Meldungen, die Informationen enthalten, die zu arbeits­re­cht­licher, zivil­re­cht­licher oder straf­re­cht­licher Verantwortung führen können, werden bis zum Abschluss der jewei­ligen Verfahren / Rechtsstreitigkeiten gemäß den Anforderungen des ents­pre­chenden Gesetzes aufbewahrt.

Die Verarbeitung perso­nen­bezo­gener Daten im Zusammenhang mit Whistleblower-Meldungen, auf die die EU-Verordnung 2016/679 (“DSGVO”) unmit­telbar anwendbar ist, muss alle DSGVO-Richtlinien einhalten, eins­chließlich ausrei­chender Informationen für alle betrof­fenen Personen über die Datenverarbeitung, Angabe der rele­vanten Rechtsgrundlage, Speicherung perso­nen­bezo­gener Daten für einen bestimmten Zeitraum und Beachtung der Datenschutzrechte gemäß DSGVO.

Es wird auch auf die allge­meine Datenschutzrichtlinie von Gibotech verwiesen.

Haben Sie Fragen? 

Wenn Sie Fragen zum Whistleblower-Programm von Gibotech haben, können Sie sich an unseren HR-Koordinator unter hr@​gibotech.​dk wenden.